Managementondersteuner

Zorg jij voor planning, overzicht en rust in een dynamische omgeving? Wil jij jouw pro-actieve organisatietalent inzetten voor 3 of 4 verschillende managers en het verschil maken? Kom dan werken bij ons!  

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn 

De gemeente Woerden is een dynamische en uitdagende omgeving. Jij bent de rots in de branding van 3 of 4 verschillende teammanagers. Met hun teams werken ze voor de gemeenten Woerden en Oudewater.  Er is genoeg te doen in de gemeenten en de teams bestaan uit een groot aantal collega's; daar kunnen zij jouw hulp goed bij gebruiken! Jij bent de solide basis van deze teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen!    

 Dit ga je doen 

Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt binnen hun teams. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt en zorgt dat de agenda’s daarop aansluiten.      

Je hebt een afwisselend takenpakket:    

Agenda- en, op verzoek, e-mailbeheer   

• Complex agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.  Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.   

 Ondersteuning bij (personeels)administratie  

• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).  

• Aan- en afmelden van personeel.  

• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.   

• Maken van vakantieplanningen.  

• Facturen coderen.   

• Abonnementenbeheer.  

 Overige taken  

• Notuleren (team)overleggen  

• Representatie bij jubilea, afscheid, e.d.  

• Organiseren van teamdagen.  

• Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en verzorgen voorzieningen.  

• Samenwerking en onderlinge vervanging met de overige drie management ondersteuners.  

• Verdere voorkomende taken.  

 Hoe jouw werkdag er uit kan zien: 

Vandaag werk je vanuit het mooie gemeentehuis in Woerden. Je sluit aan bij één van de teams waarvan jij de teammanager ondersteunt. Na een kort praatje met een kop koffie, start je de computer op. Je scant je mail en prioriteert de zaken die je op moet pakken. Ondertussen word je gebeld dat een teammanager vandaag nog moet aansluiten bij een overleg met het college van burgemeester en wethouders. Het wordt je eerste prioriteit om dat geregeld te krijgen. Daarna heb je overleg met één van de managers en neemt de agenda door. Er zijn wat spoedjes ontstaan waardoor wat afspraken verzet moeten worden, tijd voor jouw magie! Ook hebben jullie het over de teamsessie die binnenkort op de agenda staat. Jij gaat de locatie regelen en zorgt dat er lunch is voor iedereen. Ondertussen bestel je een bloemetje voor een collega die langdurig afwezig is!.Tijd voor de lunch met de andere managementondersteuners, je bent meteen op de hoogte van alle nieuwtjes. Na de lunch ga je op de fiets naar het Stadserf. Daar zijn vandaag twee van de teammanagers waarvoor je werkt aan de slag. Hier is de sfeer totaal anders dan in het gemeentehuis, maar zeker net zo gezellig. In de kantine klets je even bij met wat collega’s daar. Je hoort dat iemand thuis een zware tijd heeft. Reden voor jou om dat in het volgende overleg met de manager even aan te spreken. Het kaartje om de collega in kwestie sterkte te wensen hoeft hij alleen nog maar te ondertekenen. Aan het eind van je werkdag scantje nog snel even je eigen mailbox op wat laatste zaken en sluit tevreden af. Voor vandaag zit je werkdag erop!   

Dit neem je mee 

Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, een zelfstarter en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen e-mail en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to-do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.    Maar je bent ook samenwerkend, proactief en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op!” Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je bent stressbestendig, flexibel, zichtbaar voor de collega's en verliest nooit het overzicht.  Jij bent iemand die in oplossingen denkt en ook nog eens stressbestendig is. Kortom, een rots in de branding! 

Kennis en ervaring 

Wat jou verder onze nieuwe managementondersteuner: 

• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur op secretarieel gebied.    

• Je hebt meerdere jaren werkervaring als management ondersteuner van meerdere managers.   

• Je bent minimaal 32 uur maar bij voorkeur 36 uur per week beschikbaar.    

• Je bent zeer ervaren met Outlook en MS Office.   

• Je beheerst de Nederland taal zowel in woord als geschrift.    

Een goed team. Daar hoor je bij. 

Je hebt geluk, jij hebt meerdere teams om uit te kiezen! Je vaste honk is team BMO, waarin je samenwerkt met de bestuurs- en directiesecretaresses en de andere managementondersteuners. Maar in de praktijk zit je ook vaak bij de teams waarvan je de manager ondersteunt. Zodat je goed weet wat daar speelt en wie je waarvoor moet hebben. Onze teams zijn een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.   

Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis of het stadserf in Woerden. Maar ook werken op ons kantoor in Oudewater of vanuit huis behoort tot de mogelijkheden.     

Arbeidsvoorwaarden  

• Wij bieden een salaris op basis van een 36-urige werkweek, tot 4015   (schaal 7)*, inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring, een aanloopschaal is bespreekbaar. Het niveau van de functie is indicatief. *Genoemd salaris is op basis van peildatum CAO-gemeenten 1 januari 2026. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027(Verwijst naar een externe website). 

• Bovendien ontvang je een persoonlijk keuzebudget van 17,05%, dat jij kunt inzetten zoals jij wilt. 

• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.  

• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Hier lees je meer over onderaan de vacature.  

Reageer nu 

Zin in deze baan bij de gemeenten Woerden en Oudewater?  

• Wij hanteren geen sluitingsdatum voor de vacature. Wij gaan met een passende kandidaat direct in gesprek. 

• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding.  

• Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.